HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Huishoudelijk reglement van de L.T.C. "O.D.I.V.I.A." (Ons doel is vlugheid in alles), hierna te noemen Odivia. Dit reglement dient als aanvulling op de Statuten.

LEES DIT REGLEMENT ZORGVULDIG. DOOR HET AANGAAN VAN EEN LIDMAATSCHAP ERKENT HET LID DAT HIJ OF ZIJ DE VOLGENDE REGELS HEEFT GELEZEN, HEEFT BEGREPEN, EN ACCEPTEERT HET LID AAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEBONDEN TE ZIJN.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN

Artikel 1.

Door toetreding als lid van Odivia onderwerpen de leden zich aan de Statuten, het Huishoudelijk reglement en aan de andere reglementen of voorwaarden van Odivia. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het Bestuur en/of commissies.

Artikel 2.

Leden zijn verplicht de contributie, de KNLTB-contributie voor bondsleden en, indien verschuldigd, het entreegeld te betalen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen). Leden ontvangen daarvoor in de maand februari, of in de maand waarin zij lid worden van Odivia, een gespecificeerde factuur per email.

Bij niet tijdige betaling is het bestuur gerechtigd aan de betrokken leden de toegang tot de tennisbanen te ontzeggen. De penningmeester is bevoegd in bijzondere gevallen een afwijkende betalingsregeling te treffen.

Bij niet tijdige betaling ontvangt het desbetreffende lid een betalingsherinnering per email. Als na de betalingsherinnering nog steeds niet wordt betaald ontvangt het desbetreffende lid een aanmaning per email met uiterste betaaldatum, en de mededeling dat bij niet betaling voor deze uiterste betaaldatum het factuurbedrag wordt verhoogd met wettelijke incassokosten én dat de vordering ter incasso wordt overgedragen aan een incassobureau.

Artikel 3.

De leden zijn verplicht alle wijzigingen van bij de aanmelding verstrekte persoonlijke gegevens zo spoedig mogelijk per email door te geven op het emailadres ‘tennis@odivia.com’ of gebruik te maken van het formulier 'update mijn gegevens' gepubliceerd op de website ‘www.odivia.com’, hierna te noemen: de Site.

Artikel 4.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen van Odivia aanwezig te zijn.

VERGADERINGEN

Artikel 5.

De vergaderingen van het Bestuur worden gehouden zo vaak als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 6.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door verzending van een schriftelijke uitnodiging per email aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd.

De voorzitter is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gehoor wordt gegeven zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 7.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris gebeurt door het Bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur gebeurt, nadat het bestuur heeft vastgesteld dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.

Kandidaatstelling door de leden gebeurt door inlevering bij de secretaris van een schriftelijke verklaring, met een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 8.

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van het Huishoudelijk reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk per email of via de Site is ingediend.

Artikel 9.

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in de vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling tijdens de vergadering gedaan voorstel door een lid, dat rechtstreeks samenhangt met het aan de orde zijnde agendapunt en dat in geval van een algemene vergadering ondersteund wordt door tenminste vier andere leden.

COMMISSIES

Artikel 10.

De algemene vergadering of het Bestuur kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissies blijven altijd verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies, met uitzondering van van de kascommissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, kunnen op ieder moment door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 11.

De kascommissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij verhindering van een van de commissieleden zijn of haar plaats zal innemen.

Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de algemene vergadering, worden benoemd tot lid van de kascommissie in de plaats van dat lid van de kascommissie, dat het langst in de kascommissie zitting heeft gehad.

COMMUNICATIE

Artikel 12.

Alle in de Statuten en het Huishoudelijk reglement voorgeschreven schriftelijke comminucatie gebeurt bij voorkeur via email of via de Site. Daartoe zijn op de Site voorzieningen opgenomen zoals contact- en aanmeldingsformulieren die electronisch kunnen worden ingediend. Leden kunnen desgewenst ook schriftelijk met Odivia comminuceren door schriftelijke stukken te sturen naar het postadres van Odiva.

BESLUITVORMING

Artikel 13.

Als over een aan de orde gesteld voorstel door geen van de stemgerechtigde leden een stemming wordt verlangd, dan wordt ervan uitgegaan dat het voorstel is aangenomen. Overigens wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 14.

Stemming over personen gebeurt door middel van gesloten briefjes. Voor het resultaat van de stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 15.

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet voor de benoeming van ereleden.

Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van stemmen wordt het voorstel als verworpen beschouwd.

BESTUUR

Artikel 16.

De op statutaire wijze tot bestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Bestuurders kunnen echter te allen tijde als zodanig aftreden. Bestuurders zijn bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van een stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van volmacht worden uitgeoefend.

Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs.

De aftredende functionarissen zijn direct herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende bestuursleden gebeurt in de eerste algemene vergadering , waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.

Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 17.

In de eerste vergadering van het Bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.

Blijvende afwezigheid van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Ingeval van blijvende afwezigheid van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 18.

Het bedrag bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op € 2.500.

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

Artikel 19.

Het Bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een administratie bij te houden van:
a. de hierna in artikel 23 van het Huishoudelijk reglement genoemde gegevens van de in artikel 4 van de Statuten omschreven leden;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de baten en lasten alsmede de bezittingen en schulden van Odivia.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, inzage worden verstrekt over zijn eigen gegevens.

Van de onder c. bedoelde administratie wordt een financieel verslag gemaakt met daarin opgenomen:
- een staat van baten en lasten over het afgelopen verenigingsjaar;
- een balans over het afgelopen verenigingsjaar;
- een activastaat waarop de bezittingen zijn vermeld van meer dan geringe waarde en waarvan het gebruik meer dan één jaar pleegt te duren;
- een begroting voor het volgende verenigingsjaar;
- een overzicht van het ledental gespecificeerd naar leeftijdscategorie over het afgelopen verenigingsjaar en de vier daaraan voorafgaande verenigingsjaren.

Artikel 20.

Odivia probeert de nodige inkomsten te verkrijgen door:
- het heffen van contributies;
- het exploiteren van een kantine;
- het verkrijgen van sponsoring;
- het verkrijgen van subsidies;
- verhuur van onroerende zaken;
- verkrijgen van rente;
- het verkrijgen van toevallige baten;
- het verkrijgen van andere inkomsten.

INTRODUCTIE

Artikel 21.

Niet-leden kunnen maximaal 5 maal door leden worden geïntroduceerd. Leden die iemand introduceren moeten hun eigen naam en de naam en het adres van de geïntroduceerde per email melden aan tennis@odivia.com.

Bij introductie is vooraf toestemming nodig van één van de bestuursleden. Het bestuur kan introductie van of door bepaalde personen verbieden.

De leden zijn volledig verantwoordelijk voor de gedragingen van de door hen geïntroduceerde personen. De leden zijn volledig aansprakelijk voor de door hen geïntroduceerde personen aangerichte schade aan de accommodatie. Geïntroduceerde personen dienen zich te houden aan de baan- en onderhoudsregels.

AANMELDINGSFORMULIER

Artikel 22.

Het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, is gepubliceerd op de Site en bevat in ieder geval naam, voornaam, woonplaats, adres, geboortedatum en emailadres.

Daarnaast kan het aanmeldingsformulier andere al dan niet verplicht te verstrekken gegevens bevatten die door Odivia noodzakelijk of nuttig worden geacht.

Het aanmeldingsformulier bevat een akkoordverklaring betreffende de in artikel 1 van het Huishoudelijk reglement genoemde reglementen en voorwaarden. Deze akkoordverklaring wordt beschouwd als rechtsgeldige verificatie van de identiteit van de inzender van het aanmeldingsformulier. De aanmelding van juniorleden gebeurt uitsluitend door indiening van het aanmeldingsformulier door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 23.

De banen en de kleedlokalen moeten bij het verlaten daarvan door de laatste spelers afgesloten worden. Sleutels zijn tegen kostprijs bij het bestuur te verkrijgen, maar blijven eigendom van Odivia. Bij beëindiging van het lidmaatschap moeten de sleutels weer worden ingeleverd.

Artikel 24.

Odivia zorgt voor speelballen voor competities, tennislessen, toernooien en toss. Overigens zorgen de leden zelf voor speelballen.

Artikel 25.

Schade aan Odivia of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid of diens introducé, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.

Artikel 26.

Afschriften van de geldende Statuten en Huishoudelijk reglement zijn gepubliceerd op de Site zodat zij altijd door leden (na)gelezen kunnen worden.

Artikel 27.

In gevallen waarin niet door de wet, de Statuten of het Huishoudelijk reglement wordt voorzien, beslist het bestuur. Uitleg van de verschillende artikelen berust eveneens bij het bestuur.

Artikel 28.

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering van Odivia op 15 januari 2016.

Copyright © 2017 Ltc Odivia Tennisclub Eenrum ‚óŹ Alle rechten voorbehouden